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Plantillas para hacer inventario en Excel con y sin códigos de barras

En este apartado vas a poder descargar diferentes plantillas para realizar inventario y llevar el control de stocks y productos de tu almacén, tienda o empresa utilizando simplemente Excel y la función BUSCARV así como un lector de código de barras dependiendo de si quieres y puedes usar este sistema o no para identificar tus productos.

Primer paso: Códigos de barras en Excel

Como primer paso, hay que tener claro que el código de barras no es más que la “traducción” a un lenguaje en forma de líneas verticales consecutivas de la información escrita, es decir, una simbología que representa textos y números (en el caso de los códigos de barras que vamos a utilizar aquí) de la misma forma que sucede con lenguajes tales como el Braille o el Morse.

Una forma de disponer de esta representación de la información en forma de barras es utilizando una fuente específica creada con esta finalidad. Te dejo un enlace de descarga para la fuente Free 3of9 que permite crear códigos de barras en Microsoft Excel con sólo utilizarla.

Tendrás que indicar un asterisco al principio y al final de cada código para que un lector de códigos de barras pueda escanear los códigos creados con esta fuente. Si necesitas más información sobre la creación, consulta este post.

Para instalar la fuente, basta con que descomprimas el contenido del archivo descargado y traslades el archivo Free3of9.ttf a la carpeta C:\WINDOWS\Fonts o que hagas doble clic en este mismo archivo ttf y selecciones la opción “Instalar” dependiendo de la versión del sistema operativo que estés utilizando. Aunque seguro que sabes hacerlo, te dejamos un breve vídeotutorial de ejemplo en Windows 10:

Cómo instalar una fuente en Windows

Inventario en Excel para productos con códigos de barras

Una vez que tienes todo lo necesario para poder crear códigos de barras en Excel o si tus productos ya estaban codificados con códigos de barras, puedes crear fácilmente una plantilla en Excel utilizando únicamente la fórmula BUSCARV y  SUMAR.SI tal como nos explicaba Josep Jurado en este vídeo:

Si tienes tu propio listado de productos, sobre el que quieres realizar un control de inventario, te animamos a crear la plantilla tú mism@ únicamente utilizando la fórmula BUSCARV combinada con SUMAR.SI pero si no dispones de tiempo o no necesitas practicar con el uso de funciones, puedes descargar la plantilla utilizada en el vídeo en este enlace:

Por si el archivo usado en el vídeo te parece tan feo como a nosotros, te hemos preparado uno con una apariencia un poco más amigable. Basta con que cambies los códigos y descripciones de producto para adecuarlos a tu catálogo. Puedes descargarlo en el siguiente enlace:

Inventario en Excel para productos sin código de barras

Como el código de barras no es más que una representación tal como decíamos al principio, no necesariamente tenemos que utilizarlo para llevar un control riguroso de nuestro stock, de las existencias de nuestro almacén o empresa o simplemente de un conjunto de libros, películas o cualquier otro producto del que dispongamos en cantidad y queramos llevar un control informatizado; por eso, también existe la posibilidad de controlar el inventario sin utilizar el código de barras. Os dejamos también el enlace a la descarga de la plantilla:

En esta plantilla que consta de dos hojas, además de poder controlar el stock de los productos basándonos en su código alfanumérico (pero no en forma de barras) podemos hacer una asignación de un nuevo código de barras para identificar a cada uno de los productos, es decir, son dos plantillas en una: la primera hoja o pestaña del documento nos sirve para hacer inventario y en su columna D “CÓDIGO DE BARRAS PARA ALIMENTAR” podemos “inventar” y asignar un código de barras a nuestro producto:

Inventario de productos sin código de barras

Este código de barras aparece asignado después en la hoja2 para que podamos crear un listado y una etiqueta de código de barras con la que identificar nuestro producto para poder usar el código de barras a partir de ahora:

Listado de productos para añadir código de barras

Inventario en Excel con control de entradas y salidas de stock

Algo que también podemos hacer con una plantilla no muy diferente a las que hemos presentado hasta este punto es realizar un inventario en base no a un recuento sino a la suma de diferentes movimientos de entrada y salida de mercancía, es decir, un control de inventario en tiempo real en base a los movimientos de stock.

También tenemos el vídeo de Josep Jurado explicando el procedimiento y la elaboración del documento en Excel:

Y por supuesto, por si no te apetece crear la plantilla siguiendo las indicaciones, te dejamos el enlace de descarga a la plantilla desarrollada en el vídeo:

Enlaces de descarga

Os dejamos un resumen de los diferentes enlaces de descarga que hemos presentado en este apartado:

Fuente Free 3of9 para la escritura de códigos de barras en Excel:

Plantilla para hacer inventario en Excel con productos que ya están identificados con códigos de barras y para los que podemos usar un lector o escáner de códigos:

Plantilla para hacer inventario manual en Excel de productos que no tienen código de barras aunque sí que tienen un código de identificación alfanumérico (la plantilla permite también crear y asignar un código de barras nuevo al producto):

Plantilla para controlar los movimientos de entrada y de salida de stock y generar un inventario en tiempo real:

Esperamos que os sea de utilidad 😉

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